< Terug naar overzicht

Vernieuwde aanpak Beheer & Onderhoud

Beheer en onderhoud 31 oktober 2017 - Wij gaan anders om met ons aanbestedingsbeleid. Sleutelwoorden zijn hierbij: slim aanbesteden: meer kwaliteit en lagere kosten.

Kennis en vakmanschap
Wij hebben ons aanbestedingsbeleid tegen het licht gehouden. Zo kiezen we voortaan niet meer per se voor ‘de laagste prijs,’ maar zetten we steeds vaker in op de kennis en het vakmanschap van de leveranciers met wie we samenwerken. Onder het motto: iedereen moet doen waar hij het beste in is en het meeste verstand van heeft.

Koerswijziging
Het nieuwe aanbestedingsbeleid is gebaseerd op de visie van onze teamleider Beheer en Onderhoud Paul Stegers en onze projectleiders Beheer en Onderhoud Ruud Alders en Jeroen Oppenhuis. Zij waren afgelopen jaren al nauw betrokken bij een koerswijziging in ons aanbestedingsbeleid. Want de wereld om ons heen verandert en wij veranderen mee.

Controle en strenge regels
In 2014 heeft Wooncompagnie haar aanbestedingsbeleid vastgelegd. Dat beleid was destijds sterk ingegeven door controle en strakke regels. Er stond veel druk op het zo goed mogelijk controleren van alle processen. In 2016 werd duidelijk dat onze medewerkers hier niet meer goed mee uit de voeten konden. Zij waren enorm veel tijd kwijt met het verantwoorden van alle uitzonderingen op dit strenge beleid.

Specifieke bedrijven
Om het voor de Wooncompagnie-medewerkers eenvoudiger te maken werd er in bepaalde situaties steeds vaker samengewerkt met specifieke bedrijven. Bij deze samenwerkingsovereenkomsten, die zijn gebaseerd op vertrouwen, gaat het vooral ook om de wisselwerking: onze medewerkers kennen de eigen woningcomplexen en de aannemers weten hoe ze het specifieke onderhoudswerk het beste kunnen uitvoeren. Die combinatie van kennis versterkt de samenwerking én leidt tot een hogere snelheid, omdat de voorwaarden en eenheidsprijzen van tevoren zijn afgesproken

Twee smaken…
We staan inmiddels aan de vooravond van het opnieuw vastleggen van ons aanbestedingsbeleid. Twee ‘smaken’ voeren daarin de boventoon. Allereerst wordt een groot deel van de projecten ‘prestatiegericht’ uitbesteed. ‘Daarbij zeggen we bijvoorbeeld niet: die gevel moet gevoegd, maar wel: het voegwerk van dat complex moet weer zo lang mee kunnen. Het is aan het bedrijf om aan te geven hoe ze dat willen realiseren,’ aldus Paul Stegers.

Samenwerken en kennis opbouwen
‘Het voordeel van deze aanpak is dat er echt wordt samengewerkt en kennis wordt opgebouwd,’ vervolgt Stegers. ‘Daar kan vervolgens in andere projecten, met andere leveranciers, weer een voordeel mee worden gedaan.’ Ook praktische overwegingen spelen een rol. ‘Zo wordt in het noorden van het werkgebied door de leveranciers van isolatiemateriaal met andere producten gewerkt dan in het zuiden. Het heeft geen zin om daar één standaard aanbesteding op te zetten.’

Smaak nummer twee
Daarnaast komt een deel van de werken via de ‘klassieke’ aanbesteding tot stand. Dit stelt Wooncompagnie in staat voeling te houden met de markt en met de prijzen die worden gevraagd voor bepaalde werkzaamheden.

Tussentijds bijsturen
Verder kiezen we niet meer zo snel voor onderhoudscontracten van 30 jaar. Liever hebben we de mogelijkheid om tussentijds te kunnen bijsturen. Daarom worden in de aanpak zogenaamde ijkmomenten ingebouwd: na een bepaalde periode houden we de samenwerking tegen het licht en bepalen de partijen: gaan we met elkaar door of niet? De huurderstevredenheid speelt daarin ook een rol.

Samen voor lage huren
We werken bij voorkeur met bedrijven uit de regio, want dat komt de lokale werkgelegenheid ten goede. ‘Het uiteindelijke doel van anders, slimmer aanbesteden is het verlagen van de totale onderhoudskosten,’ stelt Paul Stegers. ‘Uiteindelijk kunnen de resultaten pas op de lange termijn scherp worden gemeten, maar voor 2017 kunnen we voor 1900 woningen de huren verlagen. De beheersing van de beheer- en onderhoudslasten draagt daar een belangrijk steentje aan bij.’